YOUR PAPERLESS WORKFLOW: 组织DIGITAL DOCUMENTS

欢迎来到“无纸化”月份的第二周 组织& Refine 您r 首页 Challenge. 我们通过查看 无纸化的基础，包括用于扫描文档的工具。这周，我们’重新关注您的无纸化工作流程。

{在此下载9月无纸会议挑战清单）

这篇文章包含会员链接，为您的购物带来方便（这意味着，如果您在单击链接后进行购买，我将获得少量佣金，但不会多花您一分钱）！ 点击此处阅读我的完整披露政策。

您可能还记得我上周提到的’将这些物理论文转变为功能全面的过程基本上涉及3个步骤“digital file cabinet”:

1. 扫描（数字化）
2. 整理
3. 保障措施

上个星期’的任务是确定您使用哪种扫描方法’ll使用。这周，我们’将讨论该过程的步骤2和3。

无纸化工作流程：组织/存储您的数字文档

您的无纸化工作流程是将一张纸转换成数字文件，然后对其进行存储，组织和保护的过程。您’我需要对您的位置做出一些关键的决定’会把你所有的文件’会扫描以及您如何’整理这些文档，以便将来查找。

为了说明这个过程对您来说是什么样子，我’今天与您分享我的过程。

我的无纸化工作流程系统涉及以下4种工具：

1. 扫描收件箱

每当我遇到需要扫描的纸张时，我都会将其放置“To Scan”收件箱，它位于我办公室的架子上。我每个月都会在日历中进行一次常规约会，以扫描其中的所有文档。 该收件箱.

 

 

2.扫描过程

在进行每月扫描约会时，我将收件箱带到餐桌上，在那里我将 富士通Scansnap S1300i 到我的笔记本电脑，然后开始扫描纸张的过程。我确定已启用OCR功能（这使得扫描的PDF文件可搜索）并且可以扫描！

 

 

文档通过扫描仪后， ScanSnap快速菜单 弹出，问我在哪里’d想存储我刚刚扫描的特定文档。如您所见，有很多选项：

（您可以下载我的时髦 电脑桌面组织壁纸在这里)

 

我将扫描的文档存储在以下两个位置之一： 投寄箱 要么 印象笔记 (I’我将在下面的内容中进一步讨论我在每种服务中存储的文档类型。

3.保存到保管箱

如果我选择将文档保存到 投寄箱， Scansnap QuickMenu 让我有机会重命名文件并选择一个特定的文件夹目标以将其存储在其中 投寄箱.

One of the keys to finding your documents later on down the road is to use a 一致的 和 描述性的 naming convention when renaming your scanned PDF documents. 这样，如果可以的话’记得具体 投寄箱 您存储文件的文件夹，您可以使用计算机’的搜索功能以查找文档。

命名文件时，我使用类似于以下的命名约定 我用于数码照片的命名约定。我通常包括扫描文档的年份和月份（或与文档相关的日期，例如下面示例中的银行对帐报告的月份）。该名称还将包括对文档中包含的信息的描述。我尝试预测将来如何搜索此特定文档，并将那些搜索词包括在文档名称中。

 

 

以便’s the “descriptive”命名约定的一部分。的“consistent”从本质上讲，这意味着GYSB的所有对帐报告在几个月内都应使用相同的名称格式。我们做什么’t want is this:

九月’s report name: 2017-09 GYSB银行对帐报告
十月’s report name: GYSB银行对帐报告2017年9月

查看 有关组织税务文件的帖子 to see another good example of 一致的/descriptive naming conventions.

4. Saving to 印象笔记

对于我选择保存到Evernote的文档，我单击“Save to 印象笔记” button in the ScanSnap快速菜单 文件会自动上传到我的 印象笔记 收件箱。

如果我再打开 印象笔记， 一世’将会看到我刚刚扫描的文档以PDF格式包含在 印象笔记 注意。就像在 投寄箱，该过程的下一步是重命名’由扫描仪自动生成一个名称，其中包括日期，文档说明。 在下面的示例中，您会看到我最近购买的相机镜头的收据。我将包含PDF的注释的名称更改为“2016 Adorama Canon 相机 Lense“.

重命名便笺后， 我还为笔记分配了一系列标签，以使其更容易在Evernote中搜索此文档。 如果您在屏幕截图的顶部看，您会看到我添加的标签，其中包括： “Big Ticket 收据” “Camera” “Electronics”.

 

 

如果你’re new to 印象笔记， 那里’了解本应用程序中信息的组织方式有些困难。它不使用典型的文件/文件夹层次结构系统，就像您可能在计算机和/或 投寄箱。在 印象笔记，这是基本的组织基础。笔记可以组织到笔记本中，而类似的笔记本可以在堆栈中分组在一起。

重命名包含扫描的PDF文档的笔记后，工作流程的下一步是将笔记从 印象笔记 收件箱到我的笔记本’ve created within my 印象笔记 组织结构。在这种情况下，我将相机镜头收据移到了我的“Receipts” notebook:

 

 

这里’是我一些笔记本的快照’在我作为专业组织者的那几年中，在我的Evernote帐户中创建了。一世’我们将其中几个笔记本收集在一起“一般专业参考” stack:

 

 

印象笔记 是基于搜索的技术。尽管可以想象通过在各种笔记本和书架中搜寻来找到文档，但是 印象笔记 是通过正确标记注释并使用可以使所有文档都可搜索 印象笔记’内部OCR技术 （尽管你’ll need to invest in a paid 印象笔记 plan 才能使用此功能）。

我认识很多人’在内部使用笔记本 印象笔记。他们只需将所有文档上传到 印象笔记，并且仅依靠繁重的标记/搜索来查找其文档。

尽管从理论上我知道这种组织方法有效，但是我的OCD部分喜欢将笔记分类为多个主题的笔记本。有时，我喜欢浏览特定笔记本以查看哪些内容’在那里（有点像在图书馆浏览书架）。对每个人来说，对不对？使用的美 印象笔记 那是你吗 can tailor it to suit your specific needs 和 preferences.

DROPBOX VS. EVERNOTE FOR 组织YOUR DOCUMENTS

您’我听过我关于 brilliance that is 印象笔记 以前很多次在一个完美的世界里，我’d use 印象笔记 存储我所有的文件。但最重要的是我不’感到不满意的安全级别’目前已针对 印象笔记 在此平台上存储敏感信息时。尽管在 印象笔记 上传过程’重要的是要了解您的信息’s stored in 印象笔记 未加密。

当你’ll learn in the 印象笔记网络研讨会实现无纸化，有些解决方法可以使安全存储敏感信息成为可能。我个人’我们选择将重要文件，财务报表和税务文件（基本上是我想保留在身份小偷手中的任何东西）存储在 投寄箱. 投寄箱 具有AES 256位加密和SSL安全性（基本上是银行级别）。如果你’关于超级偏执狂，你甚至可以放 两步验证过程 即可访问您的文件。

为什么不将所有文档扫描到您要求的计算机上的基本文件夹中？你可以做到的。但是使用云服务的好处在于 投寄箱 和 印象笔记 那是你吗’能够在所有设备上同步所有文档。然后，您可以从任何地方访问任何文档。然后’s pretty cool, don’t you think?

无纸化工作流程：保护您的数字文档

您的无纸化工作流程中最重要的一步也许就是最后一步…确保通过适当的备份系统保护所有数字文档。无论您最终将文档存储在何处，’至关重要的一点是，您的信息应存放在多个地方。

您 can easily accomplish this if you’ve already put a 适当的备份系统适合您的计算机。只要确保数据文件/文件夹 印象笔记 和 投寄箱 常规备份系统中包含用于存储数字文档的文件’ve put in place.

还有’定期创建您的备份的一个好主意 印象笔记 数据文件通过 印象笔记’s export function. 这里’一个很棒的资源可以引导您完成 从Evernote导出数据的各种方法.

 

组织&保护数字文档：迈向新的高度

虽然我’已经为您提供了足够的信息，可以开始进行无纸化’s definitely SO  如果您的目标是成为一名 无纸忍者。我强烈推荐的一种资源是本预录的网络研讨会，其中包括来自美国的无纸化大师布鲁克斯·邓肯 DocumentSnap 和史蒂夫·杜托的 杜托科技:

另外，请务必检查 无纸化文件组织指南和 无纸化安全指南 有关组织和保护数字文档的更深入信息。

建立无纸化工作流程分配：

1. 扫描后确定数字文件的存储位置
2.  Explore 印象笔记 and 投寄箱 作为存储选项
3.  Use a 一致的 和 描述性的 naming convention when naming scanned documents
4.  If using 印象笔记，使用相关搜索词标记文档
5. 阅读这篇文章，了解如何 创建一个备份系统 并确保您的扫描文档自动包含在此常规备份中
6. 出去扫描我的朋友！

I’d爱您通过共享无纸化工作流程系统的照片 Instagram的 (use the hashtag #OrganizeandRefineChallenge) 和/或在下面的评论中分享！

 

这篇文章是 组织and Refine 您r 首页 Challenge