电子邮件 Organization: How to Slay 您r 电子邮件 Inbox

最后更新：2020年7月

准备好继续我们的旅程，去拥有一台组织有序的计算机了吗？是!我也是。本月到目前为止，我们’ve 整理我们的计算机桌面，并确保我们的 电脑备份系统 取决于鼻烟。那把我们带到 电子邮件组织.

等待！唐 ’逃跑！我知道你’re thinking…“I’有成千上万的未读电子邮件，而且我不知道从何处开始整理所有电子邮件。一世’m hopeless”. Nope. 您’re not!

坚持我，因为如果您本周完成’s assignment, you’您将体验到混乱的电子邮件收件箱，’ll放置一个系统以确保它保持这种状态。

{在此处下载计算机组织的挑战清单}

电子邮件组织：挑战

那里 are two big challenges when it comes to keeping your email inbox lean 和 mean:

1.  大量的电子邮件（例如蜗牛邮件，我们’每天都被轰炸得如此胆怯）
2.  我们倾向于检查或实际处理我们的电子邮件

所以让’首先，探索一些针对这些主要挑战的解决方案。

减少传入的电子邮件数量

就像 整理你的论文，电子邮件组织过程的第一步是“turn off the faucet”越多越好。当您收到的电子邮件较少时，显然无需进行任何管理。从现在开始，请认真评估进入您的收件箱的每封电子邮件。

社交媒体通知是一个不错的起点。每次有人对您的Facebook帖子发表评论时，是否真的有必要接收电子邮件通知？花几分钟时间查看主要社交媒体渠道上的通知设置，以最大程度地减少电子邮件通知。

当您在收件箱中看到时事通讯时，’我们从未认为重要的事情足以花时间去读书，所以请取消订阅。如果你’仍从接收优惠券 婴儿反斗城 现在您最小的孩子是10，请取消订阅。

您 get the point.

我最喜欢的简化退订流程的工具是 展开。该应用程序是自从以来的最佳发明 印象笔记! 简而言之，Unroll.ME会生成所有电子邮件订阅的主列表，并允许您单击一下即可取消订阅任何电子邮件。

对于订阅’ve决定维持，你’您可以选择继续直接在收件箱中继续接收来自每个发件人的电子邮件，或者将来自特定发件人的电子邮件捆绑到每日邮件中“roll up”（您可以选择一天中的时间’d like to receive your 1 single email 卷起).

结果？收件箱中的电子邮件数量急剧减少。

看到？像 展开 标语说： 电子邮件不’t have to suck!

 

设置处理电子邮件的例程

如果在电子邮件组织方面我只能提供一条建议，’s this:

主动而不是被动。

当您在手机上听到通知音后将所有内容一目了然地看一下电子邮件时，您’让电子邮件控制您，而不是其他方式。

这个习惯是生产力的杀手，它破坏了您坚持议程的能力’全天为您着想。相反，您成为其他希望您在特定时间查看其消息的人（广告商，市场营销商，朋友和同事）议程的奴隶。

设置日常处理电子邮件的例程（而不只是不断地检查电子邮件）可以让您掌控何时’ll接收传入的信息。 这样一来，您就可以在某个时间集中精力’能够采取行动并做出与每封电子邮件相关的必要决定。

电子邮件处理会话的频率将根据您的情况而有所不同。我通常在早上处理电子邮件的第一件事，然后在晚上处理电子邮件，然后晚上关闭计算机。

那么电子邮件处理会话需要什么呢？

它涉及遍历收件箱中的消息，并决定需要对消息进行什么处理。您的选择包括：

• 退订
• 删除（废纸rash）
• 采取行动
• 存档以备参考

听起来有点熟？应该这样，因为它反映了 论文组织过程.

动作电子邮件

对于需要采取措施的邮件，我的经验法则是，如果我可以在不到5分钟的时间内完成该操作，则应在电子邮件处理会话中完成该操作。否则，我将任务安排在任务管理系统中。

如果您订阅了很多新闻通讯（例如我），那么您’使用电子邮件客户端提供的过滤选项肯定会很有用。使用这项技术，可以通过自动将新闻通讯等阅读材料转移到单独的位置来帮助您保持收件箱的整洁“TO READ” folder.

要在Gmail中设置过滤器，请点击左上角的向下箭头，然后选择“过滤这样的消息” 选项：

 

接下来，设置过滤器的参数。在此示例中，我指出了电子邮件发件人’m targeting in the “From” box:

 

Next, instruct Gmail to 通过pass the inbox 和 send any messages from this sender directly to another folder that you designate (in this example, all emails from natalie{at}refinedroomsllc.com get sent directly to my NEWSLETTERS 读书 folder):

 

您’ll need to set aside a regular time each week to read the messages that get automatically diverted to the 读书 folder.

参考电子邮件

那里 are several ways to manage those email messages that you’保留以供参考。

存储参考电子邮件的最常用方法是通过电子邮件客户端中的文件夹系统。可以按照最直观的方式将邮件分类到文件夹中（例如，按主题，日期，发件人，项目等）。

如果您发现管理一堆嵌套文件夹太耗时，则可以选择将所有参考电子邮件合并到一个大文件夹中并命名“REFERENCE” or “ARCHIVES”并依靠您的电子邮件客户端’的搜索功能，以在将来需要时检索特定的消息。

将所有这些电子邮件放入一个文件夹似乎很激进？当你意识到自己的信息很少时’真正需要检索。

还记得我们只检索20％提交的论文的统计数据吗？给我的朋友发送电子邮件也是如此！

偷看我的电子邮件收件箱

我保留了个人和企业电子邮件帐户。我将Gmail与其他功能强大的小应用程序一起用于我的公司电子邮件 已排序 . 已排序 transforms Gmail into a drag-and-drop workspace with columns of customizable lists. 您 can 在此处阅读有关Sorted的出色功能的更多信息.

看一眼 已排序 实际上：

这是电子邮件处理会话结束后立即显示的收件箱。我从最左侧的45封未处理的电子邮件开始。删除其中的30个（其中一些与我在会话期间完成的快速操作有关）之后，剩下的是参考电子邮件和与我需要执行的操作相关的电子邮件。

取决于我有多少时间（或我有多懒’感觉），我会立即将参考电子邮件归档到相应的文件夹中，或者将其拖到最右边的列中，并在一周结束时批量归档。

我将面向行动的电子邮件分为三类：

1. 一般要做
2. 跟进信件
3. 读书 （我曾经将新闻通讯过滤到一个单独的文件夹，但是自从发现Sorted之后，我实际上更喜欢将它们合并到“待读”列中）。

沃伊拉…Inbox Zero!

更多电子邮件组织技术工具可探索

那里’全世界有大量的电子邮件自动化工具可供您探索，可以帮助简化电子邮件管理流程。这里’您可能要检查的只是一些：

• 回旋镖
• Mailstrom
• Sanebox

Options for Tackling 您r 电子邮件积压

现在你’大大减少了传入电子邮件的数量，并有一个管理新电子邮件的流程，我们需要讨论该电子邮件积压情况。

如果您的待办事项仅包含100-200封电子邮件，请考虑花费必要的时间来处理待办事项，就像在下一周一次处理新收到的邮件一样。

如果您的积压量要大得多，我建议您今天从一个干净的收件箱开始，在您的电子邮件客户端中创建一个名为EMAIL BACKLOG或OLD EMAILS的新文件夹。

将所有现有电子邮件移动到此文件夹中，并将它们标记为未读。

您可以选择将所有电子邮件保留在此文件夹中，以备将来参考，也可以按日期对电子邮件进行排序，并决定删除您在特定日期之前收到的所有消息。’ve selected.

宣告 电子邮件破产 是一项非常严厉的措施，但如果收件箱完全失控，您可能会认为这是一个可行的选择。

了解声明的过程 电子邮件破产 这里.

 

您的电子邮件组织分配：

1. 报名参加 展开 为了大幅度减少传入电子邮件的数量
2. 建立处理电子邮件收件箱的例程（一天中的指定时间）
3. 确定用于存储参考电子邮件的方法
4. 探索用于简化电子邮件处理的技术工具（例如过滤器， 已排序)
5. 确定你如何’将处理您当前的电子邮件收件箱积压并执行计划

I’d爱您在以下位置分享您整理的收件箱的屏幕截图 Instagram的 （使用井号 #OrganizeandRefineChallenge 和唐’t forget to 给我加标签！）

 

其他计算机组织教程：

• How to 组织您r Computer Desktop
• How to 组织Passwords
• 如何创建有效的计算机备份系统

 

 

 

这篇文章是 组织and Refine 您r 首页 Challenge

 

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